自2000年以来，在各级政府的大力支持、企业自身发展的适应需要，信息化应用发展很快，在政府机关、企事业单位的事务处理、综合业务管理及辅助决策中正发挥着越来越大的作用。Internet技术及各项数字技术的发展和应用，推动了电子政务、电子商务、网络经济、数字中国等概念的实施，办公自动化已成为政府机关和企业现代化管理的手段和必然趋势。尤其在近几年来，在政府机构及企事业单位大力改革的外部环境下，自动化办公软件的建设对提高政府机关或企业各部门间的协同办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和塑造核心竞争能力都有着十分重要的意义。
当前，随着企事业单位信息化程度的不断深入，大部分单位已经具备相对完善的基础设施建设及环境条件，通过近一段时间的市场调研及客户应用情况分析反馈，大部分企事业单位的办公自动化建设与其单位自身发展的矛盾日益突出，以下几方面的问题尤为明显：
1、 目前很多单位的办公自动化系统已经整合了越来越多的应用，日趋变得复杂，同时也远远超出了传统办公自动化的范畴，集成了人、财、物、知识、信息等诸多的信息资源。由于建设初期缺少对整体信息化建设的统一规划，导致业务扩充需要时出现瓶颈。
2、 已形成的信息资源内容缺乏有效的抽取、分析和整理，对信息资源的开发利用不足无法完全满足最终用户终端复杂的个性化需求环境。
3、 办公自动化系统已成日常使用最多、最频繁的一个基本工具。
从业务角度分析，办公自动化已经逐步成为一个员工办公、领导管理及辅助决策的知识协同的平台，它涉及的不仅仅是文件、流程的管理，更侧重是发挥这些信息资源的支撑管理，以满足系统在办公领域中各种信息资源对象的自我知识管理，推动企事业单位知识管理生态的建立，对业务环境的变化做出灵活快速的反应，对办公业务流程的持续改善，全面提升企事业单位的执行力，最终获得持久的核心竞争力；依据形成的知识库，能够进行智能创造、挖掘新知识，并用于业务决策、日常管理等，形成其自我组织、自我学习、自我进化的良性循环管理体系，为各层次用户提高决策效率，提供辅助决策支持、知识挖掘、商业智能等分析服务。