随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进，企业在办公软件方面的要求也越来越高。其中OA办公系统的发展也在不断变化，关于OA办公系统的描述也在不断完善，由于其理念和性能的不断升级，至今还没有人对其下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。以至于现在单一的OA已经不能满足企业需求，进而出现协同办公、协同OA、协同管理平台等新理念，以及新一代办公系统、新一代管理软件。
OA办公系统是什么？协同办公系统是什么？它们与企业信息化发展的关系？
OA办公系统也就是OA，是Office Automation的缩写，也就是我们通常说的办公室自动化软件或自动化办公系统。当今世界是信息爆炸的知识经济统治的时代，在这种情况下结合技术的各种进步所产生的OA办公系统已与十几年前的OA发生了很大的变化。如今的OA变革的不仅仅是技术，更多的是将最新的管理思想、管理理念植入其中，使企业在面对外部环境的易变性与复杂性时，突破以往传统的严格的部门分工，打破使企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛，从而提升企业的整体竞争力和前进速度。
由上可见，单一的OA办公系统已经限制了企业的发展，所以协同办公系统应运而生，协同OA办公系统不仅仅是企业办公的一种工具，更应该是一种有思想、有模式的懂管理的软件，目前市场上主流的协同OA办公系统就为现代企业发展注入了强劲的动力，协同OA办公系统是在研究现代组织实践案例和管理理论发展方向的基础上，结合神经网络的研究成果而设计的协同管理系统。它以动态组织为行为主体，以工作流为传导模型，以任务为处理模型，将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来，从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。
随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，企业迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，也就是协同办公系统，从而提升其管理水平。协同办公系统比OA系统有以下优势：
1）高效的协同管理工作平台
能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。
2）有效的知识资产管理平台
过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。
3）个性化的系统访问门户
传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。
4）良好的组织文化管理平台
开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
5）集中的信息整合呈现平台
办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。
6）灵活的业务流程整合平台
当组织面临客户不断提出端到端的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。
综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式。当前协同办公系统处于战国七雄时代。由国内知名软件开发商西软股份（www.westerasoft.com）开发的新一代协同管理平台FORP有效的体现了协同办公的理念。西软FORP协同办公系统将执行中的三个要点：执行者、目标与过程管控，通过动态组织、工作流和任务三者，将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起，并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理。更多可以参看西软FORP官方产品站www.forp.cn
协同办公系统从而为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具，帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。