北京紫禁红贸易有限公司是专业经销葡萄酒的集团公司，从 2002 年起就开始了企业的信息化之路，随着公司的快速成长，原有的定制开发的软件系统已经跟不上紫禁红快速发展的脚步，SAP Business One的到来，为紫禁红公司提供了一个具有良好稳定性与开放性、能支持公司飞速发展的管理平台。三年来紫禁红的年销售额从两、三千万，快速增长到近亿元大关，公司在信息化上的投入取得了丰厚的回报。
信息化之路遇屏障
北京紫禁红贸易有限公司是华夏长城葡萄酒华北区的总代理，短短几年间飞速成长为年销售额近亿元的集团公司，在北京、哈尔滨、长春、郑州、山西等地拥有分公司。作为一家销售型企业，紫禁红公司员工上百人，有几十个下级经销商、几千个终端店，管理过程中遇到了信息量庞大、工作繁杂、手工作业很难采集和准确统计数据等问题。
刚开始时公司员工使用 Excel表格来记录和处理数据，每人手里一套数据，版本很多数据很难合并集中，可信度也不高，因此公司只能采取粗放式管理。从2002年起紫禁红公司开始尝试企业信息化之路，通过应用该公司信息部为紫禁红量身订制的管理软件平台，公司管理层有了及时详尽的数据作为管理依据。紫禁红开始感受到信息化给公司带来的许多好处。
这套信息管理系统根据公司业务量身定制而来，很贴合公司的个性化需求，但却有着与生俱来的不能随公司的快速发展而同步成长的弊端。像紫禁红这样一家贸易型企业，在发展的过程中除了传统的酒水业务外，也开始尝试经销橱柜等附加产品，这样业务类型稍有变动，原有的定制化信息管理平台就显得捉襟见肘了。而且，在处理和分析大量的库存、财务、销售数据方面，原有内部管理软件也无能为力。在这种情况下，紫禁红公司需要的是一个优秀的、专业的、标准化的企业管理软件作为其信息化管理平台的核心，从而提高管理水平、扩大管理范围，满足为拓展业务所需。
经过了一段时间对国内外各种ERP产品的整体调研，和对几款著名软件的考察和了解后，紫禁红公司管理层经过慎重考虑，最终选择了SAP 公司于 2003 年推出的专门针对成长型企业的 SAP Business One解决方案（简称 SBO）。SBO功能强大，可以作为企业信息化框架的核心平台来满足公司全面基础业务的要求，实现紫禁红总公司和分公司间的信息共享和管理，以及对终端店的控制和管理。另外，SAP Business One 还具有良好的可拓展性，它作为 SAP 的 ERP 家族产品，其通用性使其并不局限于酒水分销行业，能够满足紫禁红公司日后拓展业务所需，实现统一管理、轻松应对。 从长远看，随着我们公司所经营的产品线的增加，对 IT 管理系统会有统一的要求，SBO 的通用性很好，将会对我们公司很有帮助。”紫禁红总经理陈环解释说。
实施出彩效果好
2004 年 11 月，在 SAP 实施顾问的帮助下，紫禁红公司信息部在经过对公司业务的调研后开始了紧张而有序的 SBO 实施工作。具有易于使用和实施等特点的 SBO，仅用了一个多月的时间，于 2004 年 12 月15日在紫禁城公司初步完成实施并成功上线使用。这款源自德国的产品，除了具备中小企业标准化的采购、库存、销售、库存管理等模块外，还预留了功能强大的 SDK 接口，使得企业技术人员可以通过简单二次开发的方式实现企业的个性化需求。如在紫禁红公司的项目实施过程中，遇到了出货价格因税率计算而出现小数点位数和中国的销售业务实践有一定差距的问题，而实施人员则巧妙地通过 SDK 接口开发“插件”，采用自动把价格拉平的方式很好地解决了这一问题。而在库存管理方面，由于酒类产品的规格参数各有不同，紫禁红的实施人员以自定义字段的方式设定了不同酒货品的更多规格以满足公司所需。
企业信息化是个系统工程，随着企业的发展，管理水平的提高也将不断深化。紫禁红公司在信息化的过程中遵循了“整体与局部”的思路，采用“全面部署、分步实施”的原则，不急不躁，根据公司具体情况制定了长远计划。第一步要通过公司内部的信息化建设，规范业务流程、降低库存、提高资金周转率；第二步则进行渠道管理的信息化，建设终端店管理系统以使市场投入获得更高的投资回报率，使从市场获取的信息能够更加丰富和准确；第三步是随着公司向集团化企业迈进的目标，根据需要提出集团化管理的需求并借助信息系统来实现。
通过 SBO 统一管理公司业务
SBO系统的运行已在紫禁红公司初见成效，通过它来统一管理公司业务，使紫禁红公司的管理人员可以实时了解准确的销售、财务与物流数据情况，并能支持一定的商业分析功能，为更好地经销产品和开拓市场作好准备。使用 SBO 后，一个明显的改善就是表现在公司的物流方面：库存周转率相比之前提高了 1.5-2 倍，以前酒水货品的周转率是 1-1.5 次 / 天，现在则达到了 2.5 次 / 天。来自 SBO 系统的信息详尽准确，不但成为业务人员开拓市场、管理渠道的好帮手，而且还为公司的绩效考核提供了明确的令人信服的依据。紫禁红公司销售总监以前最大的苦恼之一就是处理和分析大量的销售数据，现在通过基于 SAP Business One 之上的“总经理多维查询系统”，各种个性化的销售统计分析报表只需轻松拖动鼠标即可形成，销售排行榜的实时产生节省了大量的统计时间，这使他能有更多的精力投入到销售策划中去。
面对如何使投入的市场费用精确发挥作用的问题，SBO系统改变了以前曾出现过的终端店已经不销售公司的酒产品却还拿着进店费、卖出酒的数量与瓶封兑奖数量不符等等管理不清的现象。通过“终端店管理系统”，现在可以方便的得到一个终端店的投入产出数据，可以看到在一定期间内在公司在此店的投入是否盈利，甚至通过系统对比同期促销展卖活动的效果。这样，信息系统实现了对开瓶费、进店费、返利、促销等市场投入进行严格审批和核对的功能，减少和杜绝了费用不明流失的情况，防止了窜货行为的发生，规范了市场，也使紫禁红公司的管理更加细化。
现在，SAP Business One 系统平台已经实现了对紫禁红北京总部及黑龙江、吉林、河南、山西等五家分公司的统一管理，分公司和总部之间的信息实现共享，并在逐步向其它外地分公司延伸。SBO优秀的集成性和开放性方便快捷地满足了紫禁红公司快速发展的管理所需，为其腾飞插上了助力的翅膀。